カレンダーアプリだけでは足りませんか？

日付の通知という点では足ります。ただし「どの申込がいまどの状態か」を一覧で見るには向いていないため、状態の管理は別に持つほうが抜けに気づきやすくなります。

落選した申込は消したほうがいいですか？

残しておくことをおすすめします。二次先行や追加販売の判断材料になりますし、翌年以降の申込傾向を振り返るときにも役立ちます。

同じ公演でも受付が複数あり、受付ごとに日程が違うためです。

たとえば1つのツアーでも、こうなります。

公演の数より申込の数のほうが多い。 ここが混乱の原因です。管理する単位を「公演」ではなく「申込」にすると整理できます。

増やしすぎると続きません。次の5つで十分です。

状態を4つに固定するのがコツです。細かく分けると更新が面倒になり、更新されない表は意味がありません。

表が古くなると使えなくなります。更新する瞬間を先に決めておくと続きます。

この3回だけです。

当日だけだと、その日が忙しいと気づけません。前日にも鳴るようにしておくと、丸一日の余裕ができます。

入金締切に時刻が設定されている場合は、時刻の数時間前にもう一度気づける仕組みがあると安全です。

大事なのは道具ではなく型です。ノートに5列の表を書いても機能します。

ただし、通知が自動で鳴るかどうかは差が出ます。紙は自分で見に行く必要があるため、忙しい時期に弱くなります。カレンダーアプリに手で入れる、専用アプリを使う、どの方法でも構いませんが、通知が鳴る場所に日付を置くことをおすすめします。